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Los costos ocultos de tener una oficina propia

Los costos ocultos de tener oficina propia. ¿Cuánto cuesta tener una oficina convencional?

Tener una oficina propia sin duda es sinónimo de éxito y prosperidad para tu negocio o proyecto. No hay nada más gratificante y llenador que poder citar a un cliente potencial a tu espacio, ofrecerle un café o té y que el personal de servicio lo lleve para hacer sentir a esa persona como un rey o una reina. 

Sin embargo, tener oficina propia o arrendada de forma tradicional hoy en día representa más un gasto que una inversión y en términos de rentabilidad, en la mayoría de casos no es la mejor decisión.

En este artículo te vamos a describir esos los costos ocultos de tener una oficina y las labores operativas que deberás tener en cuenta si quieres contar con una oficina convencional

Dejando a un lado lo antes mencionado, ya que existen otras soluciones que pueden brindarte otras alternativas para tener espacios de trabajo (Lee Qué es un coworking), aquí te listamos una serie de ítems que debes considerar antes de comprar o arrendar una oficina de forma tradicional por tu cuenta:

  1. Costos de adecuaciones al alquilar una oficina: Abrir la oficina, no implica solo abrir la puerta y entrar a trabajar. ¿Te has puesto a pensar cuánto cuesta las adecuaciones del espacio que te entregan vacío? Nombraremos solo algunas de las adecuaciones que deberás hacer: Remodelación para crear divisiones de áreas, adecuar con sillas ergonómicas y escritorios adecuados para los colaboradores, instalar todo el sistema de seguridad, bomberos y cámaras internas de vigilancia, entre otros.
  2. Logística: Muchas veces pasamos por alto el hecho de que todo lo mencionado anteriormente se hace solo pagando y no tenemos en cuenta la ardua labor que conlleva estar coordinando proveedores, sacando tiempo para revisar trabajos que podrías estar invirtiendo en trabajo para atender clientes o seguir operando como tal tu negocio. 
  3. Los costos operativos: Una vez estás instalado en la nueva oficina, entran a jugar una serie de costos para poder mantener la oficina bien presentada y evitar que todo lo bonito que se creó, se vaya al piso. Algunos de ellos son: El personal de limpieza y vigilancia, las reparaciones y nuevas adecuaciones de espacios, si entran más personas a trabajar. Si tienes jardín, el costo del mantenimiento y compra de insumos.

Estos son los costos mensuales aproximados en los que deberás incurrir si deseas arrendar de forma convencional una oficina para 12 personas totalmente amoblada en un sector como El Poblado en Medellín, Colombia

GastoValor en Pesos colombianos
ArriendoCOP 10´000.000
Personal en recepción COP 1´500.000
Personal de limpiezaCOP 1´500.000
Internet y teléfono COP 450.000
ServiciosCOP 400.000
CafeteríaCOP 100.000
Cámaras de vigilanciaCOP 100.000
TOTALCOP 14´050.000

El anterior escenario fue planteado como un caso donde la organización se mantiene estable con el mismo número de colaboradores. Pero, ¿Qué pasa si tienes un espacio muy grande y tienes que reducir tu personal por circunstancias del mercado o por el lado contrario, ¿Qué pasa si tienes un espacio donde ya no caben tus colaboradores?

Para el primer caso nos encontramos con que tu capacidad instalada está siendo mayor a los que necesitas realmente y esto hace que estés pagando por un lugar, con un costo fijo, al que no le estás sacando todo el potencial.

Recuerda que el pago del arriendo, mes a mes, llegará así tengas 10 o 500 colaboradores. ¡Y no es solo el pago del arriendo! Los servicios públicos, el internet de alta velocidad, los snacks, el café, el personal de la limpieza y de recepción y más.

El segundo caso es un poco más favorable, pues si estás contratando más colaboradores es sinónimo de que tu empresa está creciendo, sin embargo, esto te llevará a tener que o adecuar más espacios de trabajo si es que las instalaciones actuales lo permiten o tener que mudarte para un nuevo lugar donde debas vivir el mismo proceso planteado en el numeral 1. ¡Puede resultar un dolor de cabeza para ti! 

Independientemente del caso, desde workplus te invitamos a revisar estos costos, analizar la situación en la que te encuentras para darte cuenta si un coworking es la mejor opción para ti o para tu empresa.


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